De vaste reiskostenvergoeding en thuiswerken

7 mei 2021

Door: Shasta Rötscheid en Laura Metselaar

De onbelaste reiskostenvergoeding

Tussen werkgevers en werknemers is vaak een vaste reiskostenvergoeding per maand afgesproken. In de praktijk wordt daarbij niet gekeken of de werknemer ook echt die dagen reist en wordt de reiskostenvergoeding gewoon bij het salaris uitbetaald.

Volgens de regels van de Belastingdienst mag een vaste reiskostenvergoeding voor woon- werkverkeer normaal gesproken worden doorbetaald voor maximaal zes aansluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Als de verwachting is dat de afwezigheid langer gaat duren, dan mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog worden uitbetaald. Daarna mag de vaste reiskostenvergoeding pas weer worden betaald als het werk op de reguliere wijze (dus niet thuis) wordt hervat.

Reiskosten in Corona tijd

Door de Corona situatie werken veel werknemers thuis en is onze ervaring dat de reiskostenvergoeding vaak gewoon is doorbetaald. Veel werkgevers hebben deze keuze gemaakt omdat de thuiswerkende werknemers thuis ook extra kosten maakt.

Het kabinet heeft eerder besloten dat als werknemers thuiswerken vanwege Corona, de belastingvrije reiskostenvergoeding tot 1 april 2021 ‘gewoon’ mocht worden doorbetaald. Dit is inmiddels verlengd tot 1 juli 2021. Hier zitten wel een paar eisen aan:

de vaste reiskostenvergoeding moet vóór 13 maart 2020 zijn vastgesteld
de medewerker moet in verband met Corona thuiswerken

Mogelijkheden na 1 juli 2021

Mocht de regeling na 1 juli 2021 niet worden voortgezet, dan bestaat voor werkgevers ook na 1 juli 2021 de mogelijkheid om de reiskosten gewoon door te betalen, maar dan moeten werknemers hier belasting over betalen en de werkgever moet premies werknemersverzekeringen betalen. Onbelaste reiskosten mogen dan alleen worden vergoed voor de dagen waarop er daadwerkelijk sprake is van woon- werkverkeer en dit moet dan goed worden bijgehouden. Alleen de werkelijk gereden kilometers kunnen dan (voor maximaal 0,19 ct per kilometer) onbelast worden vergoed.

Een werkgever kan de reiskostenvergoeding ook onderbrengen onder de werkkostenregeling. Voor zover het de daadwerkelijk gereden kilometers betreft, is deze vergoeding vrijgesteld, maar als de vrijstelling niet van toepassing is, dan kan de vergoeding in de vrije ruimte worden gebracht. Uiteraard moet de werkgever dan wel goed bekijken of er nog voldoende vrije ruimte beschikbaar is.

Indien de werkgever de reiskosten niet blijft doorbetalen nu er geen of minder reiskosten worden gemaakt door het thuiswerken, zou de werkgever kunnen overwegen om reiskostenvergoeding bijvoorbeeld tijdelijk om te zetten in een vergoeding voor de kosten in verband met het thuiswerken. Immers, het thuiswerken brengt ook weer extra kosten met zich (koffie, internet e.d.).

Let op arbeidsrechtelijke verplichtingen

Let wel op: voor wat betreft de vergoeding van reiskosten staat in de wet geen regeling over reiskostenvergoeding. De werkgever is dus niet verplicht om reiskostenvergoeding vrijwillig door te betalen. De afspraken in de cao of de arbeidsovereenkomst kunnen echter anders bepalen. Hierin kan bijvoorbeeld bepaald zijn dat de reiskostenvergoeding ook tijdens ziekte, verlof of thuiswerken wordt doorbetaald. In dit geval kan de werkgever niet zomaar onder de reiskostenvergoeding uitkomen! Het verdient daarom ook wat dit betreft aanbeveling dat de werkgevers de arbeidsovereenkomsten er nog eens goed op naslaan en deze voor zover mogelijk herzien.