Openbaar Ministerie niet-ontvankelijk: forse ontnemingsvordering van tafel | Cleerdin & Hamer Advocaten

Wat te doen met de reisvergoeding en de kosten voor een extra internetbundel nu iedereen door corona (weer) thuis zit?

8 oktober 2020

Door de nieuwe coronamaatregelen werken we momenteel weer thuis, tenzij het niet anders kan. Wat betekent dat voor de reisvergoedingen en de OV-abonnementen van het personeel? En wat kan ik als werkgever doen als mijn medewerkers door een trage internetverbinding hun werk thuis niet goed kunnen doen en van de keukenstoel last van hun rug krijgen? Daarover lees je meer in deze blog.

Vaste reiskostenvergoeding

Het einde van het thuiswerken is nog lang niet in zicht en misschien wel de nieuwe realiteit. Veel medewerkers die nu (bijna) volledig thuis werken krijgen bijvoorbeeld nog steeds een vaste reisvergoeding. Mag deze vaste reiskostenvergoeding gewoon hetzelfde blijven? Ja, dat mag maar is niet verplicht. Als werkgever mag je blijven uitgaan van het reispatroon waarop deze vergoeding is gebaseerd, zolang de coronamaatregelen nog gelden én deze reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 is toegekend. Als werkgever heb je zo de vrijheid om deze vergoeding onbelast door te blijven betalen. Daartoe ben je niet verplicht. De medewerker kan uitbetaling van deze vaste reisvergoeding dan ook niet afdwingen.

OV-abonnement

Ook als de werkgever vóór 13 maart 2020 het OV-abonnement van zijn werknemer heeft vergoed of verstrekt, maar deze werknemer door corona grotendeels thuis werkt, mogen de thuiswerkdagen door de coronamaatregelen als reisdagen worden aangemerkt. De vergoeding of verstrekking van het abonnement blijft hierdoor onbelast, zolang de kosten van de zakelijke reizen (inclusief de corona reisdagen) ten minste even groot zijn als de kosten van het OV-abonnement. Als het OV-abonnement is vergoed of verstrekt op of na 13 maart 2020, dan ga je uit van het reispatroon dat de werknemer daadwerkelijk heeft. De thuiswerkdagen die een gevolg zijn van de coronamaatregelen mag je dan niet aanmerken als reisdagen.

Voorzieningen voor thuiswerken

Medewerkers die thuis werken zullen meestal een (extra) laptop, monitor of telefoon nodig hebben om hun werk goed te doen. De werkgever mag deze hulpmiddelen onbelast vergoeden of verstrekken mits de kosten niet aan de medewerker worden doorberekend. Ook mag je als werkgever de kosten voor een sneller internetabonnement onbelast vergoeden als de medewerker voor zijn werk bijvoorbeeld met veel extra dataverkeer te maken heeft en de internetsnelheid thuis te wensen overlaat. Op het moment dat de medewerker deze hulpmiddelen niet meer nodig heeft voor zijn werk moeten ze aan de werkgever worden teruggegeven of moet de vergoeding worden stopgezet. Loopt de vergoeding desondanks toch door, dan moet deze vergoeding worden terugbetaald. De medewerker kan in dat geval de telefoon, monitor of laptop natuurlijk ook van zijn werkgever overnemen door de restwaarde gewoon te betalen.

Lange tijd op een keukenstoel je werk doen is verre van comfortabel. Een ergonomische bureaustoel kan hier verandering in brengen, maar kan niet onbelast worden vergoed of verstrekt tenzij de werkruimte thuis als werkplek kan worden aangemerkt. Wanneer is er sprake van een werkplek? Daarvoor is nodig dat aan de voorwaarden van de Arbowet wordt voldaan. Daarnaast moet deze werkplek in huis, onder andere door de ergonomische bureaustoel, ook aan het zogeheten Arbeidsomstandighedenbesluit voldoen. Dit betekent dat de werkruimte zodanig is ingericht dat de thuiswerker zo veel als mogelijk zittend en op een ergonomische verantwoorde manier zijn werk kan doen. Naast een ergonomische bureaustoel moet de thuiswerker beschikken over een doelmatige werktafel of bureau en moeten er voorzieningen aanwezig zijn voor adequate kunstverlichting. Let op, de medewerker mag niet meebetalen aan deze voorzieningen. De werkgever mag hiervoor dan ook geen eigen bijdrage vragen.

Wat werkgevers en hun medewerkers van elkaar mogen verwachten tijdens het werken vanuit huis leest u binnenkort in mijn nieuwe blog.